Ekonomihantering

From Piratpartiets Wiki
Jump to: navigation, search

Piratpartiets ekonomihantering är, kort sagt, hanteringen av partiets pengar och monetära tillgångar. Partiet uppfyller i dagsläget inte gränserna för bokföringsskyldighet, vilket gör att hanteringen och bokföringen som görs främst är av praktiska skäl och transparensskäl. Partistyrelsen är skyldig att presentera en ekonomisk berättelse inför medlemmarna varje vårmöte, och ekonomin granskas löpande av partiets revisorer.

Utöver partistyrelsen ansvarar främst partisekreteraren för att ekonomihanteringen sköts, genom sina uppdrag från styrelsen: "Att leda arbetet med partiets ekonomihantering och redovisning" och "Att fatta löpande beslut om partiets ekonomihantering". Ekonomiansvarig sköter det praktiska arbetet och utses av partisekreteraren.

Contents

Ekonomihantering i SpeedLedger

Startsidan efter inloggning i SpeedLedger, där partiets ekonomihantering sker.

Partiets ekonomihantering sker i bokföringssystemet SpeedLedger. Ekonomiansvarig ansvarar för att överföra transaktioner från partiets konto på SEB till SpeedLedger.

Hantering av donationer

Startsidan efter inloggning i PayPal, där partiet tar emot en stor del av sina donationer (namn på de som donerat censurerat).

Donationer utgör i dagsläget majoriteten av transaktioner. De transaktioner i autokonteringen i SpeedLedger som uppenbart är donationer märks helt enkelt på konto 3993.

PayPal och Payson

En stor del av partiets donationer går via PayPal, en mindre del går via Payson. Dessa hanteras genom att ekonomiansvarig då och då (någon gång per månad eller mer sällan) går in på dessa sidor och noterar skillnaden sedan sista besöket. Skillnaden bokförs sedan in i SpeedLedger som en överföring från konto 3993 (donationer) till kontot för PayPal (1910) eller Payson (1911). Med jämna mellanrum överförs hela beloppet på PayPal och/eller Payson till kontot på SEB, varefter det bokförs som en överföring mellan 1910/1911 och SEB-kontot (1930).

Expense claims

Expense claims är när en medlem lägger ut pengar å partiets räkning och sedan får tillbaka pengarna av partiet centralt i efterhand. Ett expense claim läggs genom att personen skickar information om claimet till claim@piratpartiet.se (mer information finns här). Ekonomiansvarig skickar vidare mailet till personen som har attesträtt, som tar ställning till om claimen är riktig (ska betalas ut) eller inte (ska inte betalas ut). Personen svarar till ekonomiansvarig med ja eller nej - om svaret är nej ska hen även ge en förklaring.

Är svaret nej meddelar ekonomiansvarig den som skickat claim om varför det inte betalas ut. Om svaret är ja sparar ekonomiansvarig kvittot digitalt med en unik siffra som filnamn. Ekonomiansvarig betalar därefter ut beloppet till personen som claimat, och bokför transaktionen i SpeedLedger mot rätt budget.

Förskott på expense claims

Förskott på expense claim är när en medlem planerar att lägga ut pengar å partiets räkning, men inte har möjlighet att själv stå för beloppet tillfälligt. En begäran på förskottsbetalning görs genom att personen skickar information om det planerade claimet till claim@piratpartiet.se (mer information finns här). Ekonomiansvarig skickar vidare mailet till personen som har attesträtt, som tar ställning till om begäran är riktig (ska betalas ut) eller inte (ska inte betalas ut). Personen svarar till ekonomiansvarig med ja eller nej - om svaret är nej ska hen även ge en förklaring.

Är svaret nej meddelar ekonomiansvarig den som skickat claim om varför det inte betalas ut. Om svaret är ja överför ekonomiansvarig beloppet till personen som claimat och bokför en skuld på konto 1680 i SpeedLedger, samt noterar vem skulden är från. Skulden betalas sedan av genom att personen lägger ett vanligt expense claim, och ekonomiansvarig bokför då claimet mellan 1680 och budgetposten i fråga, samt noterar en minskad skuld.

Inkommande fakturor

Inkommande fakturor hanteras liknande expense claims. Ekonomiansvarig tar emot en faktura och skickar den till personen som har attesträtt, som tar ställning till om fakturan är riktig (ska betalas ut) eller inte (ska inte betalas ut). Personen svarar till ekonomiansvarig med ja eller nej - om svaret är nej ska hen även ge en förklaring.

Är svaret nej bestrider ekonomiansvarig fakturan. Om svaret är ja betalar ekonomiansvarig fakturan och sparar fakturan digitalt med en unik siffra som filnamn. Ekonomiansvarig bokför därefter transaktionen i SpeedLedger som en överföring från relevant budgetpost.